사업상 경비 - 처리 가능한 항목과 불가능한 항목

사업을 하다 보면 "이건 경비로 쳐도 되나?" 하는 의문이 자주 생깁니다.
사업상 경비로 인정받으면 소득에서 차감되어 세금이 줄어들지만,
잘못 처리하면 추징·가산세가 부과될 수 있습니다.

이 글에서는 경비로 인정되는 기준과 자주 혼동되는 항목들을 정리했습니다.

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사업상 경비란?

사업상 경비는 사업을 운영하기 위해 필요하고 합리적인 지출을 의미합니다.

경비 인정 기준:
1. 사업과 직접적인 관련이 있어야 함
2. 지출이 실제로 발생했어야 함 (증빙 필요)
3. 합리적인 금액이어야 함
4. 법적으로 금지되지 않은 지출이어야 함

경비 처리의 효과

• 개인사업자: 소득세 계산 시 경비를 차감하여 과세표준이 줄어듦
• 법인: 법인세 계산 시 경비를 차감하여 과세표준이 줄어듦

예시: 매출 1억원, 경비 6천만원 → 과세표준 4천만원

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경비로 인정되는 항목

1. 사업용 자산·비품 구매

인정되는 항목:

• 사업용 컴퓨터, 프린터, 모니터
• 사업용 가구(책상, 의자, 캐비닛 등)
• 사업용 차량(화물차, 업무용 승용차 등)
• 사업용 기계·장비
• 사업용 소프트웨어·라이선스

주의사항:

• 원칙적으로 일정 금액 이상(실무상 통상 100만 원 이상)의 비품·장비는 자산으로 구분해서 감가상각 처리합니다.
• 다만 내용연수가 1년 미만인 소규모 비품 등은 바로 경비로 처리할 수 있는 예외 규정들이 있어,
  금액·종류·업종에 따라 자산/경비 구분을 따로 검토하는 게 안전합니다.

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2. 사업장 관련 비용

인정되는 항목:

• 사업장 임대료·월세
• 관리비(전기료, 수도료, 가스비, 청소비 등)
• 사업장 보수·수리비
• 임대보증금에 대한 간주임대료(해당되는 경우)
• 사업장 권리금(무형자산으로 계상 후 상각)

주의사항:

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3. 인건비·복리후생비

인정되는 항목:

• 직원 급여·상여금
• 퇴직금
• 4대 보험(국민연금, 건강보험, 고용보험, 산재보험)
• 퇴직연금 기여금
• 식대·야근식대
• 경조사비(결혼, 장례 등)
• 사원 여행비·워크숍 비용

주의사항:

• 대표자 본인 급여는 법인만 경비로 인정(개인사업자는 본인 인건비 불인정)
• 식대를 현금으로 지급하는 경우, 근로소득 비과세 한도는 월 20만 원입니다.
  → 20만 원을 넘어도 회사 입장에서는 인건비로 비용 처리 가능하지만, 초과분은 직원에게 과세됩니다.

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4. 광고·홍보비

인정되는 항목:

• 네이버·구글 광고비
• SNS 광고비(페이스북, 인스타그램 등)
• 배너·간판 제작비
• 홍보물·전단지 제작비
• 이벤트·프로모션 비용
• 인플루언서 협찬비

주의사항:

• 광고비는 사업과 직접 관련이 있어야 인정
• 매출 규모에 비해 지나치게 과도한 광고비는 나중에 합리성 검토 대상이 될 수 있음

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5. 통신·인터넷비

인정되는 항목:

• 사업장 인터넷 요금
• 회사 전화 요금
• 사업용 휴대폰 요금(사업용 비율만)

주의사항:

• 개인·사업용 혼합 사용 시 사업용 비율만 인정

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6. 교통비·출장비

인정되는 항목:

• 사업 관련 교통비(택시, 지하철, 버스 등)
• 출장 여비(숙박비, 식비, 교통비)
• 차량 유지비(유류비, 주차비, 통행료, 수리비)
• 사업용 차량 리스료·렌트료

주의사항:

• 출장비는 실제 지출이 있었고, 사업 관련 출장이라는 것을 설명할 수 있어야 합니다.
• 차량 유지비는 업무용 승용차 관련 규정, 사업용 비율 등을 함께 고려해야 하므로 일정 금액 이상이면 따로 상담받는 것이 좋습니다.

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7. 업무용 소프트웨어·구독료

인정되는 항목:

• 회계 프로그램 구독료
• 클라우드 서비스 구독료(AWS, Azure 등)
• 협업툴 구독료(Slack, Notion 등)
• 디자인 툴 구독료(Adobe, Figma 등)
• 기타 업무용 프로그램 구독료

주의사항:

• 사업과 직접 관련이 있어야 인정
• 순수 개인 취미용 구독료는 경비 처리 불가

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8. 전문가 자문비

인정되는 항목:

• 세무사·회계사 자문비
• 변호사 자문비
• 노무사 등 각종 전문가 자문비

주의사항:

• 사업 관련 자문에 한해 경비로 인정
• 대표자 개인 문제(개인 소송, 이혼 등)와 관련된 자문은 경비 처리 불가

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9. 교육·연수비

인정되는 항목:

• 사업 관련 교육·연수비
• 업무 관련 세미나·컨퍼런스 참가비
• 사업에 직접 도움이 되는 자격증 취득비

주의사항:

• 사업과 직접 관련이 있는지가 핵심
• 순수 취미·교양·자기계발용 교육비는 경비 처리 불가

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10. 기타 사업 관련 비용

인정되는 항목:

• 택배·운송비
• 포장재·포장비
• 사업용 소모품(문구류, 복사지 등)
• 사업 관련 보험료
• 사업 관련 지방세(취득세, 재산세, 자동차세 등)
• 사업 관련 대출 이자

주의사항:

• 부가가치세는 원칙적으로 매입세액공제로 처리하지만, 공제받지 못하는 부가세(간이과세자, 차량 관련 불공제분 등)는 비용으로 처리할 수 있습니다.
• 반대로, 아래에서 보는 것처럼 소득세·법인세 등 직접세는 경비로 보지 않습니다.

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경비로 인정되지 않는 항목

1. 개인 생활비

인정되지 않는 항목:

• 개인 주거비(사업장이 아닌 주택 임대료)
• 개인 식비(사업과 무관한 식사비)
• 개인 의료비
• 개인 교육비(사업과 무관한 교육)
• 개인 여행비
• 개인 취미·오락비

주의사항:

• 사업과 직접 관련이 없는 개인 지출은 모두 경비 처리 불가
• 법인일 경우 특히 주의해야하는 항목

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2. 법인세·소득세 등 직접세

인정되지 않는 항목:

• 법인세
• 소득세·종합소득세
• 양도소득세
• 상속세·증여세
• 종합부동산세(일반적으로 사업소득의 필요경비로 보지 않음)

주의사항:

• 이런 세금들은 이미 “이익이 확정된 뒤 부담하는 직접세”라서, 다시 비용으로 빼줄 수 없다는 개념입니다.
• 다만 재산세, 자동차세 등은 위에서 본 것처럼 보통 경비(또는 손금)로 인정됩니다.

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3. 배당금·이익 배분

인정되지 않는 항목:

• 주주 배당금
• 이익 분배금
• 대표자 인출금(개인사업자)

주의사항:

• 이익을 나눠 가지는 행위는 경비가 아니라 “자본거래”에 해당합니다.

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4. 벌금·과태료

인정되지 않는 항목:

• 교통법규 위반 벌금
• 각종 과태료
• 세법 위반 가산세

주의사항:

• 법규 위반으로 인한 지출은 경비 처리 불가

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5. 기부금(일부 제외)

일반적으로 경비로 보지 않는 항목:

• 정치자금 기부금
• 대표자 개인 명의로 한 사적 기부금

주의사항:

• 사업과 관련된 법정·지정 기부금은 “필요경비”라기보다 별도의 공제 또는 손금산입 한도 안에서 인정됩니다. (개인: 소득공제·세액공제 / 법인: 손금산입 한도 등)

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6. 대표자 본인 급여(개인사업자)

인정되지 않는 항목:

• 개인사업자 대표자 본인 급여

주의사항:

• 개인사업자는 본인 급여를 경비로 처리할 수 없습니다. (대표자가 가져가는 돈은 결국 “사업 소득”으로 이미 과세대상이기 때문)

• 법인은 대표이사 급여를 경비로 처리할 수 있지만, 지나치게 과다한 급여는 부인될 수 있으니 적정 수준 관리가 필요합니다.

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7. 증빙 없는 지출

문제가 되는 항목:

• 증빙 없이 지급한 비용
• 3만 원을 초과하는 지출에 대해 세금계산서·계산서·신용카드전표·현금영수증 등 적격증빙이 없는 경우

주의사항:

• 원칙적으로 증빙이 없으면 경비로 인정받기 어렵고, 일정 규모 이상의 사업자는 적격증빙 미수취 시 필요경비 불산입 + 2% 가산세가 붙을 수 있습니다.
• 간편장부 대상 개인 등 예외도 있으니, 실제 적용 여부는 따로 확인이 필요합니다.

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8. 과도한 지출

주의 대상:

• 사업 규모에 비해 과도한 광고비
• 사업 규모에 비해 과도한 접대비
• 명백히 사업과 무관한 사치성 지출

주의사항:

• 형식상 영수증이 있다고 하더라도, 사업과 관련이 없거나 과도하다고 판단되면 경비로 부인될 수 있습니다.

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애매한 경우 - 케이스별 판단

1. 사업용 차량 vs 개인용 차량

기본 원칙:

• 사업용 비율만 경비 처리

판단 방법(예시):

• 사업용 주행거리 / 전체 주행거리
• 운행일지, 업무 방문 기록, 일정표 등으로 사업용 사용을 뒷받침

업무용 승용차 규정(연 1,500만 원 한도 등)도 별도로 있어서 차량 관련 비용은 금액이 크면 꼭 따로 상담을 받는 게 안전합니다.

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2. 접대비

접대비는 전액을 마음대로 비용 처리하는 항목이 아니라, 한도 안에서만 인정됩니다.

• 법인·일정 규모 이상의 개인사업자는 “기본한도(중소기업 2,400만 원 / 그 외 1,200만 원)” + “매출액에 연동되는 추가 한도” 구조로 접대비 한도가 정해집니다.
• 한도를 초과하는 금액은 경비로 인정되지 않습니다.

접대비는 세법 규정이 세밀하니, 금액이 커지기 시작하면 한도 계산을 반드시 따로 해보는 게 좋습니다.

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3. 사업 관련 여행비

경비 인정 기준:

• 사업과 직접 관련된 출장·연수인지가 명확해야 함
• 실제로 사업 활동이 있었는지를 설명할 수 있어야 함

판단 방법:

• 출장 목적·일정표
• 미팅·세미나 참가 내역
• 관련 계약·상담 기록 등 증빙

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경비 처리 체크리스트

경비 처리를 할 때 아래 항목을 확인해 보세요.

[경비 처리 체크리스트]

□ 사업과 직접 관련이 있는가?
□ 실제 지출이 발생했는가?
□ 적격 증빙이 있는가? (세금계산서, 영수증, 계약서 등)
□ 금액이 사업 규모에 비추어 합리적인가?
□ 법적으로 금지된 지출은 아닌가?
□ 개인 생활비가 섞여 있지 않은가?
□ 직접세(법인세·소득세·종부세 등)는 아닌가?
□ 사업용/개인용이 섞인 경우, 사업용 비율을 설명할 수 있는가?

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실무 팁

1. 증빙 관리의 중요성

증빙이 부족하면, 나중에 세무서에서 경비를 인정해 주지 않을 수 있습니다.

• 세금계산서, 영수증, 계약서 등 모든 증빙은 반드시 보관
• 현금 지출도 현금영수증 발급 받기
• 계좌이체만 한 경우에도 세금계산서·영수증을 요청해 두는 것이 좋습니다.

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2. 사업용 비율 계산

사업용과 개인용을 함께 사용하는 경우, 사업용 비율만 경비 처리합니다.

• 차량: 사업용 주행거리 / 전체 주행거리
• 통신비: 사업 관련 통화·데이터 사용 / 전체 사용량
• 사업장: 사업에 실제 사용하는 면적 / 전체 면적

완벽하게 수치로 나누기는 어렵더라도, “어느 정도 기준으로 나눴는지” 설명할 수 있게만 정리해 두면 나중에 훨씬 수월합니다.

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3. 자산 vs 경비 구분

실무에서는 보통 다음 기준을 많이 씁니다.

• 소액 비품(예: 10만~50만 원대 소모품) → 바로 경비 처리
• 고가 장비·비품(수백만 원 단위) → 자산으로 등록 후 감가상각

다만,

• 금액,
• 내구연한,
• 업종·규모

등에 따라 예외가 있어서, 애매하면 “자산으로 보는 게 안전한지” 한 번 확인하고 가는 게 좋습니다.

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4. 접대비·복리후생비 관리

• 접대비와 복리후생비는 사용처를 간단히 메모해 두면 좋습니다. (언제, 누구와, 어떤 목적으로 썼는지 정도)
• 대표자 개인 지출과 직원 복리후생비가 섞이지 않도록 계정과목을 분리하면 나중에 설명이 훨씬 깔끔합니다.

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주의사항

1. 추징·가산세 위험

잘못된 경비 처리는 추징·가산세 부과 대상입니다.

• 증빙 없는 경비 처리
• 개인 생활비를 경비로 처리
• 과도한 경비 처리

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2. 합리성 검토

세무서는 경비의 “합리성”을 봅니다.

• 사업 규모에 비해 과도한 광고비·접대비
• 사업과의 관련성이 약한 지출
• 대표자 개인 생활비로 보이는 지출

이런 항목은 형식적으로 영수증이 있더라도 문제가 될 수 있습니다.

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3. 사업용 비율 과대 신고

사업용 비율을 과하게 잡으면 나중에 되돌려 맞을 수 있습니다.

• 실제 사용 비율보다 높게 신고
• 별다른 근거 없이 “전부 사업용”으로 처리

가능하면 간단한 기준과 근거를 미리 만들어 두고, 그 기준에 맞춰 계속 일관되게 처리하는 방식을 추천합니다.

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결론

사업상 경비 처리는 증빙 관리와 합리성 판단이 핵심입니다.

• 사업과 직접 관련 + 증빙 있음 + 금액이 합리적 → 경비 인정 가능성이 높음
• 개인 생활비 + 증빙 없음 + 과도한 지출 → 경비 불인정·추징 위험

의심스러운 항목은 미리 확인하고, 증빙을 철저히 관리하면 불필요한 세금 부담과 추징 리스크를 상당 부분 줄일 수 있습니다.

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상담·기장 의뢰가 필요한 경우

다음과 같은 경우에는 혼자 판단하기보다 전문가 상담을 권장합니다.

• 사업용 비율 계산이 애매한 경우
• 고가 자산 취득 시 감가상각 방법·내용연수 결정을 해야 하는 경우
• 접대비·복리후생비 한도 및 처리 방법이 헷갈리는 경우
• 법인 전환 전·후로 경비 구조가 크게 달라지는 경우
• 세무조사 대비로 과거 경비를 한 번 정리해 보고 싶은 경우

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덧붙여서 – 매달 기장 관리를 같이 맡기면

경비 처리 기준을 머릿속으로만 기억해 두고, 직접 장부까지 쓰다 보면

• 바빠질수록 증빙이 빠지기 쉽고
• 애매한 건 일단 넣어두었다가 나중에 한꺼번에 문제 되는 경우가 많고
• 매년 신고기간마다 “작년에 어떻게 처리했더라…” 를 반복하기 쉽습니다.

그래서 실제로는,

본업에 집중하고 싶으신 대표님들은
매달 기장의뢰를 통해 장부·증빙·세법 적용까지 한 번에 관리받는 방식을 많이 선택하십니다.

기장 서비스를 이용하시면,

• 매달 경비 처리 기준에 맞춰 장부 정리
• 애매한 지출은 사전에 상담 후 처리
• 연말·종합소득세 신고 때는 이미 정리된 장부를 기반으로 부족분만 검토

이 가능해져서,
“이게 경비가 맞는지 틀린지” 매번 혼자 고민하는 시간을 꽤 줄일 수 있습니다.

특히 민간임대·사업소득·여러 채 부동산·법인 전환처럼
구조가 복잡한 편이라면,
초기부터 기장 관리를 같이 시작해 두시는 쪽이 훨씬 안전합니다.

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(참고자료)관련 법령