법인카드 비용처리, 업무에 사용했다면 모두 인정될까요?

법인을 운영하면서 식사비, 차량유지비, 사무용품 등 다양한 비용을 법인카드로 결제하게 됩니다.

그런데 업무를 위해 사용한 비용이라도 어떤 지출은 전액 비용처리가 가능하고, 어떤 지출은 비용 인정에 제한이 있거나 부가가치세 공제를 받지 못하기도 합니다.

그렇다면 법인카드 사용금액은 어떤 기준으로 구분해야 할까요?

결론부터 말씀드리면

법인카드 비용처리는 단순히 업무에 사용했는지만으로 결정되지 않습니다.

사업과 관련된 지출이어야 한다는 기본 요건 외에도 지출 성격에 따라 별도의 세법상 기준이 적용됩니다.

✓ 일반적인 업무경비는 사업 관련성과 증빙 요건 등을 충족하면 비용처리가 가능합니다.

✓ 거래처 접대비는 업무 관련성이 있더라도 기업업무추진비 규정에 따른 제한을 받습니다.

✓ 업무용승용차 관련 비용은 차량 종류와 운행기록 등에 따라 인정 범위가 달라질 수 있습니다.

✓ 부가가치세 매입세액 공제는 법인세상 비용 인정 여부와 별도로 판단해야 합니다.

따라서 법인카드 사용내역을 검토할 때는 지출 목적뿐만 아니라 어떤 종류의 비용인지도 함께 확인해야 합니다.

1. 같은 식사비라도 지출 목적에 따라 달라집니다

법인카드로 결제한 식사비는 대표적인 사례입니다.

예를 들어 직원들의 근무와 관련하여 회사가 부담한 식사비라면 복리후생비로 처리할 수 있습니다.

반면 거래처와의 관계를 유지하거나 업무 협의를 위해 지출한 식사비는 기업업무추진비(접대비)에 해당 합니다.

두 지출 모두 사업과 관련된 비용이지만 적용되는 세법상 기준은 다릅니다.

실제 세무처리는 식사 참석자와 지급 목적, 제공 방식 등에 따라 달라질 수 있습니다.

중요한 것은 식당에서 결제했다는 사실보다 누구를 위해, 어떤 목적으로 지출했는지입니다.

2. 업무용 차량비도 전액 인정되는 것은 아닙니다

업무에 사용하는 차량의 주유비, 수리비, 보험료 등을 법인카드로 결제하는 경우도 많습니다.

그러나 차량 관련 비용은 일반적인 업무경비와 달리 별도의 규정이 적용될 수 있습니다.

특히 법인세법상 업무용승용차에 해당하는 차량은 업무전용자동차보험 가입, 운행기록부 작성 여부 등에 따라 손금 인정 범위가 달라집니다.

또한 부가가치세법에서는 비영업용 소형승용자동차의 구입, 임차 및 유지와 관련된 매입세액을 원칙적으로 공제하지 않습니다.

따라서 차량 관련 지출은 다음 사항을 구분해서 확인해야 합니다.

• 법인세법상 업무용승용차에 해당하는지

• 실제 업무사용 비율은 어느 정도인지

• 관련 보험 및 운행기록 요건을 충족하는지

• 부가가치세 매입세액 공제 대상 차량인지

차량을 업무에 사용했다는 사실만으로 모든 비용과 매입세액이 인정되는 것은 아닙니다.

3. 비용처리와 부가가치세 공제는 별개입니다

법인카드를 사용하면서 가장 혼동하기 쉬운 부분입니다.

법인세에서는 해당 지출이 법인의 사업과 관련된 비용인지, 별도의 손금 제한이 있는지를 검토합니다.

반면 부가가치세에서는 사업 관련성 외에도 매입세액 불공제 규정과 적격한 카드매출전표 수취 여부 등을 확인해야 합니다.

예를 들어 거래처 접대 식사비는 법인세법상 기업업무추진비로 인정될 수 있지만, 관련 매입세액은 공제되지 않습니다.

법인세상 비용으로 인정된다는 것과 부가가치세를 돌려받을 수 있다는 것은 서로 다른 문제입니다.

사례로 살펴보면

법인을 운영하는 A대표는 다음과 같은 비용을 법인카드로 결제했습니다.

네 가지 지출 모두 실제 사업과 관련하여 발생했다고 가정하겠습니다.

그러나 업무 관련성이 있다는 이유만으로 동일하게 처리할 수는 없습니다.

직원 식사비와 사무실 소모품은 일반적인 비용 인정 요건을 검토하되, 거래처 접대 식사비는 기업업무추진비 한도와 증빙 요건을 확인해야 합니다.

업무용승용차 주유비 역시 차량의 종류와 업무사용 비율 등에 따라 비용 인정 범위가 달라지게 됩니다.

부가가치세 매입세액 공제 여부도 각각 구분해야 합니다.

즉, 모두 업무에 사용한 비용이라도 지출의 성격에 따라 세무처리 결과가 달라질 수 있습니다.

실제로 확인하거나 준비할 사항

• 식사비는 직원 복리후생비와 거래처 접대비를 구분했는지

• 기업업무추진비의 사용 목적과 거래 상대방을 확인할 수 있는지

• 업무용승용차 관련 보험과 운행기록 등 필요한 요건을 확인했는지

• 카드 사용내역별 부가가치세 매입세액 공제 여부를 구분했는지

• 업무 관련성이 불명확한 지출에 대한 설명자료가 있는지

주의할 점

1. 법인카드 결제내역만으로 모든 사실이 증명되지는 않습니다

법인카드 사용내역은 실제 지출을 확인하는 중요한 증빙입니다.

그러나 카드 결제내역만으로 업무 관련성이나 구체적인 사용 목적까지 모두 확인되는 것은 아닙니다.

특히 거래처 접대비나 사용 목적이 불분명한 지출은 참석자, 사용 목적 등 관련 자료를 남겨두는 것이 좋습니다.

세무조사시 사업무관으로 판단될 경우 상여처리 또는 가지급금 문제가 발생 할 수 있습니다.

2. 대표자 개인사용 금액은 별도의 세무 문제가 발생할 수 있습니다

법인카드로 대표자의 개인 생활비를 결제한 경우에는 원칙적으로 법인의 비용으로 인정되지 않습니다.

또한 실제 귀속관계와 반환 여부 등에 따라 대표자에 대한 상여처분 등 추가적인 세무 문제가 발생할 수 있습니다.

따라서 개인사용 금액이 확인되었다면 단순히 비용에서 제외하는 것에 그치지 않고 회계처리와 반환 여부를 함께 검토해야 합니다.

이런 경우에는 별도 검토가 필요합니다

• 대표자와 직원이 함께 사용한 식사비의 성격이 불분명한 경우

• 차량을 업무와 개인용도로 함께 사용하는 경우

• 거래처 접대비와 광고선전비의 구분이 필요한 경우

• 대표자 개인사용 금액이 포함되어 있는 경우

• 직원의 개인카드로 사용한 금액을 법인이 정산하는 경우

정리

법인카드 비용처리의 핵심은 업무 관련성과 지출 성격을 구분하는 것입니다.

같은 법인카드로 결제한 비용이라도 복리후생비, 기업업무추진비, 차량유지비 등으로 구분되며 각각 적용되는 세법상 기준이 다릅니다.

따라서 단순히 카드 사용금액을 전액을 비용으로 처리하기 보다는 지출 목적과 성격을 확인하고, 법인세상 비용 인정 여부와 부가가치세 공제 여부를 각각 검토하는 것이 중요합니다.

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