법인을 운영하다 보면 대표자나 직원이 개인카드로 회사 비용을 먼저 결제하는 경우가 있습니다.
출장 중 주차비를 결제하거나, 사무용품을 급하게 구입하거나, 직원이 업무에 필요한 비용을 대신 지급하는 경우가 대표적입니다.
이런 경우 개인카드를 사용했다는 이유만으로 법인 비용 처리가 불가능한 것은 아닙니다.
중요한 것은 실제 법인의 업무와 관련된 지출인지 확인할 수 있어야 하고, 개인이 대신 지급한 금액을 회사가 정산했다는 흐름이 남아 있어야 한다는 점입니다.
결론부터 말씀드리면
대표자나 직원이 개인카드로 법인의 비용을 대신 결제한 경우에도 업무와 직접 관련된 지출이라는 사실이 확인된다면 법인 비용으로 처리할 수 있습니다.
다만 개인카드는 회사 비용과 개인적인 지출이 섞이기 쉽기 때문에 다음 내용을 함께 확인할 수 있도록 관리하는 것이 좋습니다.
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누가 결제했는지
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언제, 어디에서 사용했는지
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어떤 업무를 위해 사용했는지
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실제 결제금액이 얼마인지
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어떤 증빙을 받았는지
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회사에서 언제 얼마를 정산했는지
이러한 내용을 지출결의서에 남겨두면 나중에 장부작성이나 세무신고 과정에서 거래의 성격을 확인하기가 훨씬 쉽습니다.
개인카드라고 해서 법인 비용이 안 되는 것은 아닙니다
법인의 비용은 가능하면 법인카드와 법인계좌를 이용하는 것이 가장 관리하기 편합니다.
하지만 실제 사업 과정에서는 대표자나 직원이 비용을 먼저 부담한 뒤 회사에서 돌려받는 경우도 발생할 수 있습니다.
예를 들어 직원이 거래처 방문 과정에서 개인카드로 주차비 15,000원을 결제했다고 가정해 보겠습니다.
직원 개인카드로 주차비 15,000원 결제
↓
거래처 방문을 위한 업무 관련 지출 확인
↓
카드전표와 사용목적 확인
↓
회사가 직원에게 15,000원 정산
이처럼 실제 법인의 업무를 위해 사용한 비용이고, 관련 증빙과 정산내역을 확인할 수 있다면 개인카드를 사용했다는 이유만으로 법인 비용에서 제외되는 것은 아닙니다.
반대로 대표자의 생활비나 개인 쇼핑처럼 회사 업무와 관련이 없는 지출은 개인카드인지 법인카드인지와 관계없이 법인 비용으로 처리하기 어렵습니다.
결국 중요한 것은 카드 명의보다 실제 지출의 성격입니다.
지출결의서는 왜 작성하는 것이 좋을까요?
대표자나 직원의 개인카드를 사용한 경우에는 카드전표만 보고서는 해당 지출이 개인적인 사용인지 회사 업무를 위한 사용인지 구분하기 어려운 경우가 있습니다.
이때 지출결의서를 함께 작성하면 지출 목적과 정산 과정이 명확해집니다.
신용카드매출전표
→ 실제 결제가 있었다는 사실을 확인
지출결의서
→ 왜 회사가 부담해야 하는 비용인지 확인
지출결의서는 세금계산서나 신용카드매출전표를 대신하는 증빙은 아닙니다.
다만 사용처, 업무목적, 지출자와 정산내역을 함께 남겨두면 해당 비용이 법인의 업무와 관련된 지출이라는 사실을 설명하는 데 도움이 됩니다.
지출결의서 작성이 필요한 경우
대표자나 직원이 개인카드로 결제했다면 다음과 같은 내용을 남겨두는 것이 좋습니다.
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지출일자
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지출자
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사용처
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지출금액
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지출내용과 업무목적
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결제수단
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첨부증빙
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회사 정산금액
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정산일자
특히 업무목적은 구체적으로 작성하는 것이 좋습니다.
주차비
보다는
○○거래처 미팅 방문 주차비
처럼 남겨두면 시간이 지난 뒤에도 거래 내용을 확인하기 쉽습니다.
지출결의서 작성 방법과 증빙을 정리하는 방법은 별도의 가이드에서 자세히 안내하고 있습니다.
가이드에서는 실제로 사용할 수 있는 지출결의서 엑셀 양식과 작성 예시도 함께 확인할 수 있습니다.
부가가치세도 공제받을 수 있을까요?
개인카드를 사용했다고 해서 부가가치세 매입세액 공제가 배제되는 것은 아닙니다.
다만 다음 사항을 함께 확인해야 합니다.
법인의 과세사업과 관련된 지출인가?
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부가가치세가 구분된 적정한 증빙이 있는가?
↓
매입세액 불공제 대상은 아닌가?
↓
개인카드 사용분이 실제 법인 비용임을 확인할 수 있는가?
예를 들어 직원이 회사 업무에 사용할 사무용품을 개인카드로 구입했다면 매입세액 공제를 검토할 수 있습니다.
반대로 대표자의 개인 물품을 구입한 경우에는 회사카드로 결제했더라도 사업과 관련 없는 지출이므로 매입세액 공제 대상이 되기 어렵습니다.
또한 차량 관련 비용, 면세사업 관련 매입 등 부가가치세법에서 별도로 공제를 제한하는 항목은 개인카드인지 여부와 관계없이 추가 검토가 필요합니다.
개인 신용카드 사용분에 대해 매입세액 공제를 적용하려는 경우에는 신고 과정에서 카드회사, 카드 명의자와 카드번호 등 추가 정보가 필요한 경우도 있습니다.
회사가 돌려준 돈은 직원의 급여가 될까요?
대표자나 직원이 법인의 비용을 대신 지급한 뒤 실제 사용금액만 회사로부터 돌려받았다면 일반적인 비용정산으로 볼 수 있습니다.
예를 들어 직원이 회사의 소모품 구입비 50,000원을 개인카드로 결제하고 회사가 동일한 금액을 정산했다면 다음과 같습니다.
직원이 회사 비용 50,000원 대신 지급
↓
회사가 직원에게 50,000원 정산
↓
실제 사용금액과 정산금액 일치
반대로 실제 업무지출보다 많은 금액을 지급하거나, 증빙 없이 일정 금액을 반복해서 지급한다면 단순한 비용정산과는 다르게 볼 수 있습니다.
예를 들어
실제 업무지출 50,000원
회사 지급액 100,000원
이라면 초과 지급된 금액의 성격을 따로 확인해야 합니다.
정산 오류인지, 선지급금인지, 급여나 상여 등 개인에게 귀속되는 지급인지에 따라 처리 방법이 달라질 수 있습니다.
기업업무추진비(접대비)는 특히 주의해야 합니다
개인카드 사용분이라고 해서 모든 비용을 같은 방식으로 처리할 수 있는 것은 아닙니다.
특히 거래처와의 식사, 접대, 선물 등 기업업무추진비에 해당할 수 있는 지출은 별도의 증빙요건을 확인해야 합니다.
따라서 거래처와의 식사비 등을 개인카드로 결제했다면 일반적인 사무용품비나 출장비와 동일하게 처리하기보다 비용의 성격과 증빙요건을 별도로 확인해두어야 합니다.
가능하면 거래처 접대나 선물은 처음부터 법인 명의의 결제수단을 사용하는 것이 관리하기 편합니다.
지출결의서를 작성할 때에도 단순히 식사비라고 적기보다는
○○거래처 담당자 2명과 업무협의 식사
처럼 거래처와 사용목적을 확인할 수 있도록 남겨두는 것이 좋습니다.
개인카드 사용 시에는 이렇게 관리하는 것이 좋습니다
실무적으로는 다음과 같은 흐름으로 관리하면 됩니다.
① 대표자 또는 직원이 개인카드로 결제
↓
② 카드전표 등 증빙 확보
↓
③ 사용목적과 업무 관련성 기록
↓
④ 지출결의서 작성
↓
⑤ 회사에서 실제 업무지출금액 정산
↓
⑥ 장부 반영 및 자료 보관
가능하면 개인카드 사용 자체를 줄이고 법인카드와 법인계좌를 중심으로 지출하는 것이 가장 관리하기 쉽습니다.
다만 불가피하게 개인카드를 사용했다면 시간이 많이 지난 뒤 한꺼번에 정리하기보다, 결제 당시 증빙과 업무목적을 함께 남겨두는 것이 좋습니다.
이런 경우에는 별도로 확인하는 것이 좋습니다
다음과 같은 경우에는 일반적인 개인카드 비용정산과 동일하게 처리하기보다 추가적인 확인이 필요할 수 있습니다.
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대표자의 개인적인 생활비가 포함된 경우
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거래처 접대나 선물에 해당하는 경우
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실제 지출액보다 많은 금액을 지급한 경우
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증빙 없이 일정 금액을 반복해서 지급하는 경우
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임직원이 아닌 다른 사람의 카드로 결제한 경우
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법인 설립 전에 대표자가 개인적으로 지출한 비용을 정산하는 경우
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차량 구입이나 고가 자산처럼 금액이 큰 지출을 개인카드로 결제한 경우
거래 성격에 따라 필요한 증빙과 세무처리가 달라질 수 있으므로 장부 반영 전에 확인하는 것이 좋습니다.
정리
대표자나 직원의 개인카드로 법인 비용을 결제했다고 해서 무조건 비용처리가 불가능한 것은 아닙니다.
중요한 것은 실제 법인의 업무를 위해 사용한 금액인지, 그리고 이를 설명할 수 있는 증빙과 정산내역이 남아 있는지입니다.
개인카드 사용분은 카드전표만 보관하기보다
누가 사용했는지 → 어떤 업무를 위해 사용했는지 → 어떤 증빙이 있는지 → 회사가 얼마를 정산했는지
까지 함께 확인할 수 있도록 관리하는 것이 좋습니다.
실제 지출결의서를 작성할 때에는 파이낸스 세무회계에서 제공하는 가이드와 엑셀 양식을 활용할 수 있습니다.
가이드에서는 지출결의서 작성 예시와 엑셀 양식을 함께 제공하고 있습니다.