법인 지출결의서 작성 및 증빙관리 가이드

법인에서 비용을 지출했다면, 지출내역과 업무목적을 확인할 수 있도록 지출결의서와 관련 증빙을 함께 정리해 두는 것이 좋습니다.

이 가이드는 법인카드, 개인카드, 계좌이체, 현금 등으로 지출한 비용을 정리할 때 필요한 항목과 증빙을 안내합니다.

준비사항

다음 자료를 준비해 주세요.

카드전표 또는 카드 결제내역
세금계산서, 현금영수증, 영수증 등 거래 증빙
거래명세서, 주문내역 등 거래 내용을 확인할 수 있는 자료
지출한 사람의 이름과 소속
지출 목적을 설명할 수 있는 메모
계좌이체한 경우 이체확인증
개인이 대신 지급한 경우 회사의 정산내역

지출결의서 양식

파이낸스 세무회계에서 제공하는 지출결의서 양식을 사용할 수 있습니다.

[지출결의서 엑셀 양식 다운로드]

작성 방법이 헷갈리는 경우 아래 예시를 참고해 주세요.

작성 순서

비용 발생
   ↓
업무 관련성 확인
   ↓
증빙 확보
   ↓
지출결의서 작성
   ↓
검토 및 승인
   ↓
필요한 경우 정산
   ↓
자료 보관

1. 지출내용과 업무목적을 작성합니다

지출결의서에는 최소한 다음 내용을 남겨 주세요.

지출일자
지출자
사용처
지출금액
지출내용과 업무목적
결제수단
첨부증빙
필요한 경우 정산금액과 정산일자

특히 업무목적은 구체적으로 적는 것이 좋습니다.

주차비

보다는

○○거래처 미팅 방문 주차비

처럼 작성해 주세요.

2. 거래 증빙을 함께 준비합니다

지출결의서만 작성하면 되는 것은 아닙니다.

거래 형태에 맞게 다음 자료를 함께 보관해 주세요.

신용카드매출전표
세금계산서 또는 계산서
현금영수증
영수증
거래명세서
온라인 주문내역
이체확인증

지출결의서는 증빙 자체를 대신하는 서류가 아니라, 해당 지출의 업무목적과 정산내용을 설명하는 자료입니다.

3. 개인이 먼저 결제한 경우 실제 지출금액만 정산합니다

대표자나 직원이 개인카드 또는 현금으로 회사 비용을 대신 지급했다면 실제 업무 지출금액을 기준으로 정산합니다.

업무용 소모품 50,000원 결제
   ↓
증빙 제출
   ↓
지출결의서 작성
   ↓
법인이 50,000원 정산

실제 지출금액과 정산금액이 다르다면 차이가 발생한 이유를 별도로 기록해 주세요.

4. 별도 확인이 필요한 지출은 표시합니다

다음과 같은 지출은 일반 비용과 구분해 두는 것이 좋습니다.

거래처 접대 또는 선물
차량 관련 비용
노트북, 휴대전화 등 고가 물품
장기간 사용하는 비품이나 장비
개인 사용분이 함께 포함된 거래

지출결의서의 별도 확인사항에 표시해 두면 장부 작성 과정에서 확인하기 쉽습니다.

5. 검토와 승인을 남깁니다

회사의 내부 절차에 따라 담당자, 검토자, 승인자의 확인을 남겨 주세요.

종이문서를 사용하는 경우에는 서명이나 날인을 받을 수 있고, 전자결재를 사용하는 경우에는 승인내역을 보관하면 됩니다.

6. 작성이 끝나면 증빙과 함께 최소 5년간 보관합니다

최소한 다음 자료가 함께 확인될 수 있도록 정리해 주세요.

지출결의서
카드전표 등 거래 증빙
필요한 경우 주문내역이나 거래명세서
정산이 있는 경우 계좌이체 내역

종이 증빙은 지출결의서 후면에 부착할 수 있고, 전자파일은 해당 지출결의서와 함께 확인할 수 있도록 보관해 주세요.

완료 기준

다음 항목이 확인되면 기본적인 정리가 완료된 것으로 볼 수 있습니다.

지출자와 사용처가 확인됨
지출금액이 확인됨
업무목적이 작성되어 있음
거래 증빙이 첨부되어 있음
필요한 내부 승인이 완료되어 있음
개인이 대신 지급한 경우 정산내역이 남아 있음
별도 확인이 필요한 지출이 구분되어 있음

작성할 때 자주 놓치는 부분

업무목적을 너무 짧게 적는 경우

식사비, 주차비, 소모품처럼만 적기보다 실제 업무 내용을 함께 적어 주세요.

주차비
→ ○○거래처 방문 주차비

식사비
→ 외근 직원 3명 업무 중 식사

소모품
→ 사무실 프린터 토너 구입

증빙이 없는 경우

지출결의서가 있더라도 실제 거래를 확인할 증빙이 없으면 세무처리 과정에서 추가 확인이 필요하거나 비용이 부인될 수 있습니다.

가능하면 결제 직후 증빙을 함께 보관해 주세요.

개인 사용분이 섞여 있는 경우

업무용 지출과 개인 지출이 함께 있다면 회사 업무와 관련된 금액만 구분해 작성해 주세요.

지출결의서 양식 다운로드